L’un des défis majeurs de cette mission est de réussir à définir le juste besoin au juste prix afin d’impacter positivement les utilisateurs et occupants. Pour trouver cet équilibre et le maintenir, le manager peut intervenir dès que surviennent les premières insatisfactions.
C’est pourquoi, dans les précédentes articles, nous avons partagé des actions essentielles à mettre en place lorsque les contrats de prestations sont déjà en cours d’exécution.
L’objectif : vous proposer quelques solutions pour réduire les coûts et les pertes de temps liés aux insatisfactions des occupants avec des prestations partiellement ou non exécutées et à la mauvaise foi ou l’incompétence de certains prestataires.
Toutefois, il existe un moyen de se prémunir de ces situations lourdes de conséquences. Si nous devions vous recommander une seule action à faire pour vous assurer un gain de temps, rentabilité et sérénité, ce serait celle-ci : accorder une attention particulière à la rédaction des cahiers de charges et de vos contrats. Il y a trois moments clés : la rédaction du cahier de charges, la sélection des prestataires, la rédaction du contrat.
1. La rédaction du cahier de charges
Le cahier de charges est l’outil fondamental de communication entre le donneur d’ordre et le prestataire. Il permet de présenter clairement le contexte du projet, les spécifications non fonctionnelles et fonctionnelles, les ressources, les délais, les besoins financiers et le budget et d’utiliser le bon langage.
2. La sélection des prestataires
Une fois le cahier de charges transmis, que ce soit dans le cadre d’un appel d’offres ou d’une sollicitation directe du prestataire, les propositions reçues doivent également être minutieusement analysées. Plusieurs vérifications s’imposent. Il est indispensable de s’interroger sur la compétence et la qualification, l’adéquation des solutions proposées aux besoins recensés, de comprendre le langage et la réglementation des prestataires.
S’interroger sur la compétence c’est réussir à distinguer les spécialistes du multiservice et ceux du multitechnique. Il peut arriver que certains acteurs du multitechnique proposent des prestations en multiservices et inversement pourtant ne savent pas faire les deux. Résultat : les services sous-traités, surfacturés et parfois non conformes à la demande initiale.
3. La rédaction du contrat
Qui rédige le contrat ? Est-ce le prestataire sélectionné qui s’en charge pour vous ? Est-ce vous qui le rédigez en interne ? Ou êtes-vous pour la co-construction du contrat avec le prestataire ?
Quel que soit le processus de rédaction choisi, le contrat doit clairement définir les besoins et la manière dont les solutions seront apportées. S’y pencher est le moyen de s’assurer en partie la bonne exécution des services demandées. Prendre la main sur ce document vous permet entre autres d’intégrer des clauses spécifiques qui seront appliquées dès la phase de déploiement du contrat et bien entendu pendant l’exécution de la prestation pour répondre au mieux aux attentes. Celles-ci peuvent concerner les conditions de sortie, les audits, les outils de pilotage, les indicateurs de performance (KPI), …
Vous faire accompagner dans la rédaction de ces deux documents est recommandée si vous ne disposez pas du temps ou de cette expertise en interne. Vous vous assurez ainsi d’avoir les services adéquats au juste prix et exécutés dans les bonnes conditions.