Dans la suite des pratiques proposées pour piloter sereinement vos activités, dans cet article nous allons évoquer l’action la plus impactante car elle donne des éléments concrets qui permettent d’agir avec précision sur le plan opérationnel et sur le plan financier, à savoir la réalisation d’audit des contrats de prestations de maintenance et de service.
Pourquoi réaliser des audits pour vos contrats ?
L’audit de contrat est une action de vérification approfondie de l’adéquation de vos besoins aux solutions proposées par vos prestataires. Lorsque ces besoins essentiels ne sont pas satisfaits, les conflits surviennent. Interroger le contrat qui vous lie afin de mieux saisir le sens des clauses contractuelles est la solution ultime.
Concrètement, en analysant les termes juridiques et techniques vous pourrez entre autres :
• Vérifier les conditions d’exécution de vos contrats
Il s’agit ici de s’assurer que les prestataires respectent leurs obligations. L’analyse du mode de fonctionnement du contrat permet de vérifier les astreintes et les horaires de fonctionnement, d’évaluer l’organisation, les moyens humains et le matériel utilisé, la réalisation opérationnelle, le respect des règles d’Hygiène Sécurité et Environnement, le management terrain, la relation client,…
Les informations collectées serviront à vérifier l’adéquation des solutions proposées aux besoins et la réelle exécution des prestations.
• Vérifier le respect des règles d’interventions
Les interventions du prestataire sont – elles conformes à la réglementation ? Les plans de prévention proposés sont-ils signés et prises en compte par les sous-traitants et les intervenants ? Le prestataire a-t-il tous les documents obligatoires (les habilitations, les autorisations, la qualification) ? Respecte – t – il les fréquences d’entretien ou de maintenance tel que l’impose la réglementation ? … Les réponses à toutes ces questions doivent être contenues dans le contrat.
Les préconisations opérationnelles qui découleront de ces vérifications auront un impact considérable sur les coûts.
Réaliser jusqu’à 15% d’économie sur vos factures
Un contrat peut vous coûter plus qu’il n’en faudrait. L’audit de contrat vous permet de payer le juste prix. Grâce aux vérifications vous vous rendrez compte par exemple :
- Des prestations facturées mais pas exécutées
- Des prestations surfacturées du fait des doublons ou des tarifs deux fois plus élevés que le prix du marché
- Du manque de clarté des dépenses inclues dans un forfait et celles hors forfait
- Des dépenses supplémentaires non essentielles
Comme pour les précédentes recommandations, il est préférable de se fier à une expertise externe et indépendante. L’expert pourra vous aider non seulement à mieux comprendre les clauses contractuelles pour éviter les excès mais aussi à rendre vos contrats plus rentables grâce à une analyse minutieuses des budgets et une répartition stratégique des coûts. Un audit bien exécuté peut également vous faire gagner du temps en vous évitant de faire des appels d’offres lorsque la performance opérationnelle et financière sont conjointement au rendez-vous.
Grâce à ces audits de contrats, des entreprises et organisations que Geximm Solutions accompagne ont réalisé des économies notables pour exemple : un engagement 15% d’économie d’énergie, 7% de réduction d’un budget de gardiennage, 11% sur des contrats de nettoyage.
Vous savez à présent comment agir pour améliorer l’existant lorsque les contrats de prestations sont déjà en cours. Toutefois, avant de vous engager avec des prestataires, vous pouvez définir clairement vos attentes. Cette action vous permettra d’anticiper sur les éventuels écueils, de gagner du temps.